BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk
meyakinkan dan menjamin bahwa
tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, kebijaksanaan yang telah di gariskan
dan perintah ( aturan ) yang di berikan.
Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen
adalah kontrol atau pengawasan yang
berfungsi membantu memastikan apakah aktifitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan
hasil yang diinginkan. Selain itu, fungsi
ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut. Pengawasan
adalah tanggung jawab pimpinan, tapi
karena tidak mungkin pimpinan melakukan semuanya maka pengawasan dilimpahkan pada unit pengawasan.
Mulanya dan bahkan sementara pihak saat ini
menganggap bahwa fungsi pengawasan itu
tidak perlu, dilupakan, dan disalah artikan. Namun , dalam organisasi modern dan dalam perusahaan bestandar
kompleks semakin disadari pentingnya
fungsi kontrol itu yang sebenarnya bermaksud baik yaitu sebagai fungsi manajemen yntuk menjamin bahwa apa yang
ditetapkan sebagai tujuan organisasi
dapat dicapai dengan semestinya.
Perkembangan organisasi modern dan karena
semakin kompleksnya dimensi yang
berkaitan dengan kontrol ini menyebabkan fungsi kontrol juga berkembang dari segi teori maupun
penerapannya. Mulanya kontrol dianggap sebagai
kegiatan yang sifatnya pemaksaan kekuasaan sampai akhirnya merupakan fungsi yang difokuskan pada sikap prilaku
individu yang mempunyai multidimensi dan
berbagai sifat. Teknik kontrol semakin diperjelas dan disederhanakan. William dalam Harahap
(1988:42) menjelaskan pentingnya pengawasan
administrasi karena beberapa alasan berikut ini: 1. Pengawasan digunakan untuk membuat standar
prestasi yang dimaksudkan untuk
menaikkan efesiensi dan menekan biaya. Misalnya penggunaan time and motion studies, pelaksanaan pemeriksaan, dan pembuatan pedoman tertulis.
2.
Pengawasan digunakan untuk mengamankan asset perusahaan dari kemungkinan pencurian, pemborosan, dan
penyalahgunaan. Misalnya dengan
penekanan tanggung jawab divisi, pemisahan tugas, pengamanan harta dan pencatatan, penetapan prosedur
otoritas.
3.
Pengawasan didesain untuk menetapkan batas wewenang yang didelegasikan oleh top manajemen.
4.
Pengawasan digunakan untuk mengukur prestasi kerja karyawan.
5.
Pengawasan digunakan untuk perencanaan dan pey nan program kegiatan.
Apabila sistem pengawasan berjalan baik maka
akan diperoleh berbagai keuntungan mapun
kelebihan dari proses pengawasan yaitu sebagai berikut: 1. Tujuan akan diwujudkan lebih cepat, murah dan
lebih mudah dicapai.
2.
Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran dan transparan.
3.
Menimbulkan saling percaya dan menghilangkan rasa curiga dalam organisasi.
4.
Menumbuhkan perasaan aman dihati setiap orang dalam organisasi sehingga mendorong kondisi jiwa yang sehat.
5.
Memupuk perasaan memiliki atas perusahaan atau oganisasi.
6.
Meningkatkan rasa tanggung jawab personil.
7.
Meningkatkan rasa percaya diri dan meningkatkan produktivitas yang akhirnya mempercepat pencapaian tujuan.
8. Top
pimpinan akan lebih memfokuskan perhatian kepada masalah yang lebih besar untuk kepentingan jangka panjang
perusahaan karena operasi dan kegiatan
perusahaan diasumsikan sudah dalam pengawasan yang baik.
Walaupun pengawasan begitu penting dalam fungsi
manajemen dan bagi pimpinan maupun
organisasi, Namun sepertinya pelaksanaan pengawasan itu belum begitu efektif dan memuaskan. Certo
dalam Harahap (1985 : 46) mengemukakan
beberapa kendala maupun kelemahan dalam pelaksanaan pengawasan antara lain: 1. Pelaksanaan pengawasan terlalu ditekankan
pada tujuan jangka pendek.
2.
Penerapan sistem pengawasan dapat menimbulkan frustasi dan semangat kerja.
3.
Pelaksanaan sistem pengawasan dapat mempersempit pandangan terhadap organisasi/perusahaan.
4. Kontrol
dianggap sebagai tujuan bukan alat mencapai tujuan.
Hal yang perlu diingat bahwa pengawasan itu
merupakan suatu “cost item”, artinya
memerlukan biaya yang besar dari awal sampai akhir. Karena itu sangat diperlukan efisiensi dalam penggunaan
dana dan material, dengan dana yang
tersedia, metoda yang baik serta peralatan yang efektif, pemecahan masalah yang tidak pilih kasih, bisa mencapai sasaran
yang luas. Janganlah suatu obyek dilakukan
pengawasan berulang-ulang disuatu atau beberapa tempat dalam waktu yang lama, sebaliknya banyak obyek lain yang
tak tersentuh pengawasan. Atau ada suatu
kelompok menjadi sasaran kambing hitam pelanggaran, sebaliknya ada kelompok lain yang tak tersentuh atau
terlindung dari pengawasan. Dengan terlaksananya
efisiensi dan efiktifitas maka kepercayaan pada pimpinan organisasi dari yang rendah sampai yang tertinggi ada dan
terpelihara dengan baik.
Berdasarkan uraian diatas, maka dapat dilihat
bahwa pentingnya pengawasan administrasi
guna mengontrol kinerja pegawai sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk itu
penulis akan membahas masalah tentang: “bagaimana
pengawasan administrasi yang dilakukan pada bagian kemahasiswaan fakultas ekonomi ”.
B.
Permasalahan Secara garis besar
kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam suatu kantor meliputi bidang kepegawaian, perlengkapan,
humas dan sebagainya. Yang semua itu
tidak terlepas dan kegiatan administrasi perkantoran.
Walupun demikian yang dilakukan oleh suatu
kantor tidaklah sama meskipun dibidang
usaha yang sejenis. sebuah organisasi harus meny n sistem administrasi yang sesuai dengan kebutuhannya
agar dapat memperlancar kegiatan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sehingga Permasalahan yang akan diambil dari penulisan tugas akhir ini adalah
“bagaimana pengawasan administrasi yang
dilakukan pada bagian kemahasiswaan fakultas ekonomi universitas sumatera utara” C. Tujuan Penelitian Tujuan
dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengawasan administrasi yang dilakukan pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi .
D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat
penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis a)
Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupu n aplikasi.
b)
Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada
objek yang sama.
c) Agar
penulis lebih memahami system pengawasan administrasi yang lebih efektif dalam pelaksanaan kegiatan kerja suatu
organisasi 2. Bagi Instansi.
a)
Sebagai masukan untuk meningkatkan pengawasan Administrasi untuk membantu efesiensi pekerjaan pada bagian
kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir
ini.
3. Bagi Peneliti yang Akan Datang a) Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi
mahasiswa lainnya.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di
Fakultas Ekonomi Jl. T.M. Hanafiah
Kampus Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan
ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah
ini : Tabel 1.
Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN
MINGGU KE I II III 1
Persiapan 2 Pengumpulan
Data 3
Penulisan Laporan F. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas
Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan
Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab,
yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir
yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan
Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Dalam
bab ini diuraikan tentang latar
belakang, permasalahan, tujuan penelitian,
manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini penulis
menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job
description, kinerja usaha terkini dan rencana
kegiatan Fakultas Ekonomi .
BAB III : PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis mencoba
untuk menguraikan mengenai pengertian pengawasan,
proses pengawasan, pengawasan yang
efektif dan pelaksanaan pengawasan pada
bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : PENUTUP Dalam bab ini penulis akan
memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang
bertitik tolak dari pengumpulan data dan
pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi dimasa mendatang.
Skripsi Secretary:Sistem Pengawasan Administrasi Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Download lengkap Versi PDF
 | ||
| ||
| ||
| ||
|