BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pemilihan Judul
Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi yang begitu pesat dewasa ini memberikan pengaruh yang cukup besar
terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan
oleh setiap kantor, baik itu kantor pemerintah maupun swasta. Salah satu dari jenis pekerjaan yang banyak
dilaksanakan di berbagai kantor adalah menyimpan
warkat, arsip atau dokumen. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah “kearsipan”.
Bila kita berbicara mengenai
kearsipan, maka seakan-akan masalah ini merupakan
masalah kecil yang tidak ada pengaruhnya terhadap kegiatan proses administrasi sehar-hari disetiap
instansi/perusahaan. Yang lebih ironis dewasa ini adalah, masih banyak kantor yang lalai dalam
melakukan penataan terhadap arsiparsipnya. Hal ini dapat kita lihat dari
penataan arsip-arsip yang menumpuk dalam gudang dan tidak terawat sehingga sulit untuk
menemukannya kembali jika diperlukan.
Apabila ada arsip atau dokumen yang hilang dan sulit diketemukan kembali, barulah seluruh pimpinan/para manajer
sadar bahwa kearsipan merupakan kunci
utama (urat nadi) dari instansi yang dipimpinnya. Juga perlu diperhatikan sesuai dengan perkembangannya
dimasa sekarang dan dimasa yang akan
datang.
Kearsipan jelas memegang peranan
penting dalam suatu organisasi, manajemn,
dan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan dan informasi dari setiap kegiatan, diantaranya dalam
perencanaan, perumusan, kebijakan, Mewansen
Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah
Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara,
2008.
Repository © pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban
yang setepat-tepatnya. Tanpa adanya
arsip tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks dalam pengelolaan
administrasi dan organisasi.
Arsip yang diatur dengan baik,
tertib dan teratur merupakan suatu keharusan
bagi kelancaran operasi dan efiiensi suatu kantor serta dapat menunjang kecepatan dan ketepatan dalam penyajian
informasi, sehingga dapat membantu semua
pihak untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menyadari begitu pentingnya arsip
dalam suatu organisasi dan adanya keinginan
untuk mengubah cara berfikir masyarakat yang selama ini keliru terhadap bidang kearsipan, maka penulis
memilih judul “Pelaksanaan Sistem Kearsipan
Pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Propinsi Sumatera Utara”. Dengan demikian penulis dapat mengetahui dan memperdalam bidang dan masalah yang sering
terjadi dalam pelaksanaan kearsipan.
B. Perumusan Masalah Dalam
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan, biasanya bergantung kepada kelengkapan,
kecepatan dan ketepatan informasi yang
disajikan. Oleh karena itu kita perlu memahami tentang seluk beluk kearsipan guna menanggulangi masalah yang
dihadapi dibidang kearsipan.
Beberapa faktor yang umumnya
menjadi masalah pokok dalam penyelenggaraan
kearsipan adalah kurang adanya kesadaran para pegawai akan pentingnya arsip dalam proses administrasi,
kemungkinan lain ialah tidak Mewansen
Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah
Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara,
2008.
Repository © tersedianya tenaga ahli (terampil) dalam
bidang kearsipan serta tata kerja dan peralatan
yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan.
Seubungan dengan masalah
kearsipan tersebut, penulis ingin mengemukakan
hal yang menjadi perumusan masalah antara lain : 1. Apakah sistem kearsipan pada kantor Dinas
Pemuda Dan Olah Raga Provinsi Sumatera
Utara telah tertata dengan baik.
2. Bagaimana tata cara pemeliharaan dan
pengamanan arsip pada kantor tersebut.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan
Penelitian Setiap kegiatan yang dilaksanakan tentunya memiliki tujuan tertentu.
Dengan adanya tujuan tersebut
maka arah daripada suatu kegiatan akan menjadi jelas dan sesuai dengan sasaran yang ingin
dicapai.
Adapun tujuan dari penelitian ini
adalah a. Untuk mengetahui pelaksanaan
kearsipan dan sistem kearsipan yang digunakan
pada kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Sumatera Utara.
b. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala yang
dihadapi dalam pelaksanaan sistem
kearsipan pada kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Sumatera Utara.
Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan
Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008.
Repository © Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian
ini adalah : a. Untuk menambah
pengetahuan dan memperluas wawasan penulis mengenai pelaksanaan sistem kearsipan.
b. Sebagai sumber informasi dan bahan masukan
baig kantor dan mengoptimalkan kegiatan
kearsipan agar terwujud efisiensi dan efektifitas
kerja.
c. Sebagai sumbangan pemikiran penulis kepada
para pembaca yang memerlukan referensi
tentang kearsipan..
D . Metode Penelitian 1. Lokasi
Penelitian Lokasi penelitian dilakukan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, Jalan Sei
Batang Serangan No. 20 Medan.
2. Sumber Data a. Data Primer adalah
data yang diperoleh secara langsung dari sumber atau objek penelitian. Penelitian ini diperoleh
dari wawancara langsung untuk mendapatkan
keterangan yang dapat membantu dalam penysnan penelitian.
b. Data sekunder adalah data
teori yang diperoleh dari kepustakaan melalui literatur, buku-buku, dan tulisan ilmiah yang
berkenaan dengan masalah yang diteliti.
Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan
Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008.
Repository © 3. Teknik Pengumpulan Data a. Teknik interview
(wawancara) merupakan suatu teknik berkomunikasi 2 arah untuk mendapatkan data dari responden yang
berkenaan dengan kegiatan mengenai
kearsipan didalam kantor.
b. Teknik Observasi (Pengamatan)
merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan
melakukan pengamatan secara langsung terhadap suatu objek yang diteliti.
4. Metode Analisis Data a. Metode
Deskriptif, yaitu serangkaian kegiatan yang dilakukan dengan jalan mengumpulkan, merangkumkan, dan menganalisis
serta menginterpretasikan data-data yang
diproses sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas dan terarah dari permasalahan yang diteliti. Dalam
hal ini penulis meneliti data yang
berkenaan dengan bidang kearsipan.
Skripsi Secretary:Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah
Download lengkap Versi PDF
 | ||
| ||
| ||
| ||
|