BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Surat merupakan sarana yang
dapat memberikan informasi secara panjang lebar, jelas, terperinci, dapat dipertangggung
jawabkan dan sebagai dokumen penting
yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bukti tertulis. Bagi perusahaan/kantor surat merupakan citra,
cermin, mentalitas jiwa serta penunjuk kondisi
intern perusahaan/kantor yang bersangkutan. Oleh karena itu pembuatan surat harus dilakukan dengan hati-hati
sehingga citra yang baik dari perusahaan/kantor
dapat tercermin lewat surat tersebut.
Kegiatan pengurusan surat
termasuk suatu kegiatan penting yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan/kantor.
Pengurusan surat masuk mempunyai pengaruh
yang sangat penting terhadap pekerjaan kantor karena diperlukan suatu ketelitian : mulai dari pembukuan surat sampai
pendistribusian surat. Begitu juga dengan
surat keluar sangat penting pengaruhnya terhadap perusahaan/kantor karena surat keluar merupakan data
perusahaan/kantor yang dapat memberikan reputasi
yang baik kepada perusahaan/kantor bila surat itu sampai tepat pada waktunya. Kecermatan dan ketepatan waktu
merupakan keharusan yang paling utama
dalam pengelolaan surat dan dokumen kantor.
Mengelola surat dalam suatu
kantor merupakan kegiatan yang sangat penting.
Pengelolaan surat-surat dalam suatu kantor bukanlah aktifitas yang sederhana, tetapi membutuhka suatu pengetahuan
dan keterampilan yang cukup baik. Dalam
hal ini meliputi surat-surat masuk dan surat-surat keluar sampai dengan pengarsipan dan pemusnahan. Untuk
tiap-tiap surat yang masuk dan surat Supri
Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (Bappedasu),
2008.
yang keluar biasanya dibuatkan
buku agenda sendiri-sendiri, jadi
suatu organisasi biasanya mempunyai buku
agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk yang biasanya berisi tentang sistem
kearsipan pola baru.
Kantor Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara (Bappedasu) sebagai objek penelitian adalah
suatu instansi pemerintah yang mempunyai
tugas membantu Gubernur Sumatera Utara dalam bidang Perencanaan Pembangunan daerah Sumatera Utara.
Dimana proses pengelolaan surat masuk
dan surat keluar pada kantor Bappedasu berada pada Bagian Sekretariat.
Bagian Sekretariat setiap harinya
menerima 20-25 surat masuk dengan jenis
yang berbeda, baik berupa surat dinas, brosur, surat keputusan dan surat edaran. Dimana dalam 3 tahun terakhir
(2005-2007) jumlah surat masuk ke Bappedasu
semakin meningkat. Dengan jumlah surat masuk tahun 2005 = 3039, tahun 2006 = 3960 ,dan tahun 2007 = 5901.
Sedangkan jumlah surat keluar setiap harinya
10-15 surat, dimana dalam 3 tahun terakhir (2005-2007) jumlah surat keluar pada Bappedasu juga meningkat. Pada
tahun 2005 jumlah surat keluar = 1056,
tahun 2006= 1848, dan tahun 2007 = 2376. Berjalan atau tidaknya proses pekerjaan kantor Bappedasu tergantung pada
keefektifan surat-surat masuk tersebut
sampai pada bidang-bidang dan surat-surat keluar yang dikirim kepada pihak yang bersangkutan. Dengan melihat
peningkatan jumlah surat masuk dan surat
keluar dalam setiap tahunnya, maka pada bidang sekretariat dituntut untuk bekerja lebih cermat agar surat-surat yang
masuk dan keluar dapat sampai ke bidang-bidang
/ pihak yang bersangkutan dengan tepat dan cepat.
Supri Anggi : Analisis Mekanisme
Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (Bappedasu),
2008.
Namun tidak jarang surat-surat
masuk dari bagian Sekretariat terlambat sampai
ke bidang-bidang sehingga banyak surat-surat langsung diambil oleh Staf Bidang yang akan menangani surat tersebut.
Begitu juga dengan surat keluar, apabila
terlambat sampai pada pihak yang bersangkutan maka akan menghambat semua pekerjaan yang telah direncanakan. Hal
ini disebabkan oleh kesibukan Kepala
Bappedasu dalam mendisposisi surat karena sedang dinas keluar / berada diluar kota (Sumber : Bagian Sekretariat
Bappedasu). Tidak hanya persoalan itu saja
yang timbul dalam proses surat masuk dan surat keluar pada kantor Bappedasu, ketidaktelitian Staf Sekretariat
dalam memproses surat juga menimbulkan
masalah karena surat dapat masuk berulang
kali kepada Sekretaris. Oleh sebab itu dalam menangani
surat-surat masuk dan surat-surat keluar
yang berasal dari perusahaan diperlukan suatu
“ANALISIS MEKANISME SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR”, sehingga dalam hal
ini perlu dilakukan penelitian di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.
Supri Anggi : Analisis Mekanisme
Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (Bappedasu),
2008.
B. Perumusan Masalah Setelah melihat kurangnya
kemampuan pegawai dalam menangani suratsurat masuk dan surat-surat keluar, maka
penulis menemukan suatu masalah yaitu “Apakah
mekanisme surat masuk dan surat keluar yang dilakukan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara
(BAPPEDASU) cukup efektif”.
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian Sudah sewajarnya setiap usaha
yang dilakukan memiliki suatu tujuan sebagai
titik akhir dari usaha tersebut. Berdasarkan uraian diatas penulis dapat mengemukakan bahwa tujuan dari penelitian ini
adalah untuk mengetahui dan menganalisis
keefektifan mekanisme surat masuk dan surat keluar yang ditetapkan didalam instansi tersebut.
Manfaat Penelitian Adapun manfaat
dari penelitian ini adalah : 1. Bagi
peneliti, dengan adanya penelitian ini penulis mendapat masukan mengenai penanganan surat masuk dan surat
keluar yang ada pada Kantor Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara.
2. Bagi perusahaan, penelitian ini dapat
dipergunakan sebagai bahan masukan dan
pertimbangan antara teori dan kenyataannya.
3. Bagi pihak lain, dalam hal ini penelitian
dapat dipergunakan oleh masyarakat sebagai
pengetahuan tambahan yang mungkin dapat berguna bagi yang membutuhkannya.
Supri Anggi : Analisis Mekanisme
Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (Bappedasu),
2008.
D. Metodologi Penelitian 1. Lokasi Penelitian Penulis mengadakan penelitian pada instansi
pemerintah : Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), Jl. P.
Diponegoro No. 21 A Medan.
2. Jenis dan Sumber Data a. Data Primer Data primer adalah data yang
bersumber dari wawancara langsung dengan
bagian kesekretariatan yang mengurusi masalah surat masuk dan surat keluar pada kantor Bappedasu.
b. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang
diambil dari instansi tersebut dalam bentuk
struktur organisasi, job description, contoh lembar pengantar, yang hasilnya dapat membantu penulis dalam
mengolah data yang telah dikumpulkan
dari instansi tersebut.
Skripsi Secretary:Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan
Download lengkap Versi PDF
 | ||
| ||
| ||
| ||
|