BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Salah
satu masalah yang dihadapi suatu perusahaan dalam kegiatan administrasi adalah masalah kearsipan. Jenis
kegiatan yang banyak dilaksanakan di
berbagai kantor, baik kantor pemerintahan maupun kantor swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip ataudokumen.
Kegiatan ini lebih dikenal dengan
istilah administrasi kearsipan atau kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam
administrasi, yakni sebagai pusat ingat dan sumber informasi dalam rangka melakukan
kegiatan perencanaan, penganaliasaan, perumusan,
kebijaksanaan, penilaian, pengendalian, dan pertanggungjawaban setepat-tepatnya. Tetapi walaupun begituada
juga kantor-kantor yang belum melakukan
penataan arsipnya dengan baik.
Beberapa factor yang menyebabkankantor-kantor
belum atau tidak melakukan penataan
arsip sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya kesadaran pegawai, khsnya pimpinan kantor
sendiri akan pentingnya penataan arsip
dalam kegiatan administrasi. Kemungkinan factor lain adalah tidak tersedianya tenaga khs atauahli dalam bidang
kearsipan.
Kearsipan sebagai salah satu kegiatan dalam
pembinaan manajemen suatu perkantoran
merupakan hal yang sangat penting. Hal ini haru disadari oleh manajemen dan menyiapkan tenaga-tenaga yang
terampil untuk melaksanakan kegiatan
kearsipan tersebut. Dengan adanya ketrampilan dalam masalah kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan dalam
kelancaran mekanisme kerja perusahaan
bersangkutan.
Sistem kearsipan adalah cara memilih sistem
yang sesuai dengan perencanaan yang
disepakati bersama dalam suatu perusahaan, yaitu memilih salah satu dari macam-macam filling sistem.
Sistem kearsipan disebut juga filling sistem
yaitu merupakan kegiatan yang
berhubungan dengan arsip. Pada umumnya yang banyak dipakai oleh perusahaan pemerintah maupun swasta adalah
filling sistem nomor (sistem klasifikasi
numerical).
Sistem kearsipan kurang mendapat perhatian
yang semestinya oleh berbagai instansi
baik pemerintah maupun swasta karena kurangnya perhatian terhadap sistem kearsipan tidak hanya dari
segi pemeliharaan dan penyimpanannya
tetapi juga dari sistem fillingnya, sehingga sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Oleh sebab itu sistem kearsipan yang baik
adalah sistem yang mudah dilaksanakan
praktis dan ekonomis, mudah dimengerti, tidak memakan tempat dan sesuai bagi organisasi (perusahaan) yang
bersangkutan.
Untuk lebih mengetahui bagaimana sistem
kearsipan itu pada suatu perusahaan maka
penulis tertarik untuk menelitinya dengan judul
sistem penyimpanan arsip pada PT.
Perkebunan Nusantara III Medan.
B. Perumusan Masalah Penulis akan membatasi masalah pokok yang akan
dibahas yaitu bagaimana sistem kearsipan
di PT. Perkebunan Nusantara III serta bagaimana pelaksanaannya.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.
Tujuan Penelitian Untuk
mengetahui sistem kearsipan yang dipergunakan oleh PT.
Perkebunan Nusantara III Medan.
2. Manfaat Penelitian a. Bagi
Perusahaan Sebagai masukan untuk
perbaikan-perbaikan tentang tata penataan penyimpanan arsip pada PTPN III, sesuai dengan
hasil dan analisa penulis serta
bahan-bahan untuk kepentingan skripsi minor ini.
b. Bagi Penulis Untuk meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan khsnya bagaimana sistem
penataan arsip yang baik, sehingga penanganan arsip tersebut efektif dan efisien.
c. Bagi Pembaca Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan
pengetahuan tentang kearsipan dalam
suatu perusahaan.
D. Metode Penelitian 1.
Lokasi Penelitian Penelitian
berlokasi di PT. PerkebunanNusantara III Jl. Sei Batanghari No 2 Medan, dan waktu penelitian dilakukan mulai
bulan April sampai bulan Mei 2008.
2. Jenis Data a. Data
Primer Yaitu data dan informasi yang
diperoleh langsung darikantor atau perusahaan
yang menjadi objek penelitian. Data dan informasi yang diperoleh merupakan data otentik guna bahan
perbandingan dengan data dan informasi
yang diperoleh dari penelitian kepustakaan.
b. Data sekunder Yaitu data yang diterbitkan atau digunakan
oleh organisasi yang bukan merupakan
pengolahnya. Data sekunder dapat diperoleh melalui bukubuku, tulisan-tulisan
ilmiah yang ada hubungannya dengan pembahasan
yang dilakukan dan dapat dijadikan bahan langsung dalam penulisan ini.
3. Teknik Pengumpulan Data a.
Interview (wawancara) Yaitu
dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung mengenai penyimpanan kearsipan.
b. Obervasi (penelitian di lapangan) Yaitu
dengan melihat secaralangsung bagaimana penyimpanan kearsipan pada PT. Perkebunan Nusantara III
Medan.
4. Metode Analisa Data a.
Metode Deskriptif Yaitu suatu
proses mengumpulkan, mengklasifikasi dan menganalisa data untuk menafsirkan sehingga diperoleh
gambaran umum yang jelas mengenai fakta
yang dihadapi.
b. Metode Deduktif Yaitu suatu metode yang bertolak belakang dari
kesimpulan umum berupa teori-teori
secara umum yang telah diterima sebagai suatu kebenaran, selanjutnya menuju padakesimpulan
khs berupa faktafakta yang berlaku dalam kenyataanmengenai fakta yang ada dalam
perusahaan.
BAB II PELAKSANAAN
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA PTP.
NUSANTARA III MEDAN A. Profil Perusahaan
1. Sejarah singkat Pembentukan Perusahaan diawali dengan proses
pengambil alihan perusahaan-perusahaan
milik perkebunan Belanda oleh Pemerintah RI pada tahun 1958 yang dikenal sebagai proses
Nasionalisasi. Perusahaan perkebunan asing hasil Nasionalisasi selanjutnya berubah
menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN),
Embrio yang turut membentuk perusahaan berasal dari NV. Rubber Cultuur Mij”de Oeskust (CMO) merupakan
perusahaan perkebunan Belanda yang beroperasi
di Indonesia sejak zaman Kolonial Hindia Belanda.
Salah satu perusahaan yang terbentuk diberi
nama Perusahaan Perkebunan Negara Baru
cabang Sumatera Utara (PPN Baru). Setelah beberapa kali mengalami perubahan bentuk/status hukumsesuai
dengan aturan perundangundangan Pemerintah Republik Indoneia. Kemudian pada
tahun 1968 PPN oleh pemerintah
direstrukturisasi menjadi beberapa kesatuan perusahaan Negara Perkebunan (PPN). Selanjutnya pada tahun 1974
status hukum PNP diubah menjadi
Perseroan Terbatas (PT) dan diberi nama PT. Perkebunan (Persero).
Skripsi Secretary:Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III
Download lengkap Versi PDF
 | ||
| ||
| ||
| ||
|