BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Perkembangan
umum dan teknologi sangat pesat dewasa ini. Hal ini tentu berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor
pemerintah maupun swasta.
Mereka bersaing untuk
meningkatkan profesionalisme di perkantoran, perbankan, perhotelan, asuransi, dunia pendidikan, dan
lain-lain. Perkembangan ini menuntut manusia
untuk bertindak cepat dan efisien dalam segala bidang. Oleh karena itu, memajukan suatu usaha diperlukan dukungan
manajemen yang tepat, dan untuk mengelolanya
diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat.
Salah satu sumber informasi yang
memegang peranan penting adalah kearsipan,
yang merupakan salah satu jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan berbagai kantor baik kantor pemerintah maupun swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Di
perkantoran, arsip-arsip tersebut diperlukan
untuk membantu pelayanan langganan atau informasi secara manual atau komputer. Yang terpenting data dan
informasi yang diperlukan untuk pelayanan
ditemukan dengan cepat dan benar.
Kegiatan ini lebih dikenal dengan
istilah administrasi kearsipan atau kearsipan.
Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi dan juga kesekretariatan yakni sebagai pusat
ingatan dan sumber informasi dalam rangka
melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan, rumusan, kebijaksanaan,
Repository © pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
penilaian, pengendalian, dan pertanggungjawaban
setepat-tepatnya.
Perkembangan teknologi dalam
bidang administrasi dan manajemen yang semakin
kompleks pada masa sekarang dan sejalan dengan bidang kearsipan.
Bidang kearsipan tidak pernah
tinggal diam, sebab arsip sebagai ingatan, sumber informasi, sumber sejarah atau bahkan bukti
sejarah di kemudian hari karena merupakan
faktor yang tidak dapat di tinggalkan dalam menunjang kemajuan di bidang manajemen perkantoran dan administrasi.
Meskipun kearsipan mempunyai
peranan penting di dalam administrasi dan
kesekretariatan tetapi masih terdapat (pemerintah ataupun swasta) yang tidak melakukan penataan arsip dengan baik. Di
samping itu, masih banyak dijumpai arsip-arsip
yang ditumpuk di dalam gudang, sehingga arsip mudah dan cepat rusak serta sulit untuk ditemukan kembali
apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Beberapa faktor yang menyebabkan
kantor-kantor belum atau tidak melakukan
penataan arsip sebagaimana semestinya antara lain adalah kurang adanya kesadaran pegawai khsnya pimpinan
kantor sendiri akan pentingnya arsip di
dalam kesekretariatan. Kemungkinan faktor lain adalah tak tersedianya sumber daya manusia (SDM) dalam bidang
kearsipan.
Kearsipan sebagai salah satu
kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat
penting dan tidak mudah. Hal ini harus dikelola secara terencana dan mendasar serta professional, sebab keunggulan
pada bidang kearsipan akan sangat membantu
tugas pimpinandan membantu mekanisme kerja pegawai dan instansi yang bersangkutan.
Repository © Salah satu tugas yang harus dikerjakan oleh
seorang sekretaris ialah menyimpan
berkas, warkat, surat atau arsip secara teratur, rapi dan sistematis, agar berkas, warkat, surat mudah ditemukan
kembali bila sewaktu-waktu pimpinan
memerlukannya, maka dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi terletak pada penyelenggaraan arsip
yang sederhana, sistematis dan efisien.
Apabila pelaksanaan sistem kearsipan itu dilaksanakan dengan baik, sudah tentu tidak akan terjadi kekeliruan
administrasi di dalam kantor itu sendiri.
Dengan mengetahui kegunaan arsip
bagi perusahaan atau organisasi begitu pentingnya
maka penulis ingin sekali mengetahui lebih banyak lagi dan lebih akurat mengenai sistem kearsipan pada
perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.
Berdasarkan uraian diatas maka
latar belakang penulis memilih judul “Sistem
Kearsipan Pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan” adalah penulis ingin mengetahui sistem
kearsipan suatu perusahaan atau organisasi,
di samping itu bahwa kearsipan dalam perusahaan sangat penting kedudukannya sebagai pendukung kegiatan
kesekretariatan.
B. Perumusan Masalah Dalam kearsipan tidak semua sistem dapat menghasilkan
pelaksanaan kegiatan secara efektif dan efisien, sehingga perusahaan harus
memilih sistem yang paling sesuai untuk
diterapkan. Karenanya dalam skripsi minor ini akan dikemukakan masalah sebagai berikut :
Repository © Bagaimana Sistem Kearsipan Yang Diterapkan
Pada PT. Perkebunan Nusantara IV
(Persero) Medan.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan
penelitian Adapun yang menjadi tujuan
penelitian dalam penelitian sistem kearsipan ini adalah : 1.
Untuk mengetahui secara langsung masalah-masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan yang diterapkan
Pada PT.Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan.
Manfaat Penelitian Adapun manfaat
yang diperoleh dari penelitian ini adalah : 1.
Bagi perusahaan Dapat digunakan
sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan
perusahaan khsnya dibidang kearsipan dan
sebagai masukan bagi perusahaan untuk mengetahuinya kelemahan dari sistem
kearsipan yang digunakan, maka perusahaan itu dapat memperbaiki sistem yangsudah ada menjadi lebih
baik.
2. Bagi Penulis Untuk menambah dan memperluas
wawasan dibidang kearsipan dalam bentuk nyata,
sehingga dapat dijadikan bahan perbandingan antara teori dan praktek.
Repository © 3. Bagi
Masyarakat Umum Sebagai tambahan informasi dan menambah wawasan bagi para pembaca terhadap kearsipan dalam perusahaan.
D. Metodologi Penelitian 1. Lokasi Penelitian Lokasi penelitian dilakukan
di kantor Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan terletak di jalan Letjend. Suprapto No.
2 Medan. Pada tanggal 21 April s/d 21
Mei 2008.
2. Jenis Data a. Data
Primer (Primary Data) Data Primer adalah
data dan informasi yang diperoleh langsung dari kantor atau perusahaan yang menjadi objek
penelitian. Data dan informasi yang
diperoleh merupakan data sebagai bahan perbandingan dengan data informasi yang diperoleh dari penelitian
kepustakaan.
b. Data Sekunder Data sekunder adalah data dan
informasi yang diperoleh dari suatu lembaga
dengan cara membaca buku-buku, mempelajari literature, atau sumber-sumber informasi lain yang ada
hubungannya dengan pokok pembahasan.
Skripsi Secretary:Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV
Download lengkap Versi PDF
 | ||
| ||
| ||
| ||
|