BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Informasi
merupakan sarana penting dalam menjalankan suatu aktivitas perusahaan teruatama dalam pencapaian tujuan.
Dalam suatu Perusahaan ataupun organisasi,
salah satu bahan informasi yang mempunyai peranan penting adalah arsip. Kearsipan merupakan salah satu kegiatan
yang banyak dilaksanakan diberbagai
perusahaan pemerintah maupun swasta. Kegiatan dalam kearsipan antara lain adalah menyimpan dan memelihara
warkat, arsip, ataupun dokumen penting
dengan baik. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang
penting dalam administrasi, yakni sebagai
pusat ingat dan sumber informasi untuk melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan, kebijaksanaan,
penilaian, pengendalian, dan pertangung
jawaban kerja yang baik dan efisien.
Arsip dikatakan sebagai sumber
ingatan bagi suatu perusahaan, maksudnya
adalah karena arsip mencakup beraneka ragam bahan informasi yang sangat berguna. Oleh karena itu, sistem
kearsipan dalam suatu perusahaan haruslah
dilakukan dengan baik, agar dapat membantu kelancaran aktivitas didalam perusahaan atau unit kerja tersebut.
Kearsipan harus dilakukan dengan
teliti dan cermat. Pengelolaan arsip juga
harus ditetapkan sebaik mungkin agar setiap saat arsip tersebut dapat diambil atau ditemukan dalam waktu yang singkat,
apabila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.
Arsip juga harus dipelihara dan disimpan ditempat yang baik dan aman, agar arsip tersebut tidak mudah rusak.
Oleh karena itu, dalam
melaksanakan sistem kearsipan, dibutuhkan teknik dan keterampilan tertentu. Karena data yang
akan dihasilkan, diterima, diproses, dan
dibuang tidak terbatas jumlahnya. Untuk itu dalam melakukan kegiatan ini harus didukung dengan fasilitas yang baik pula.
Meskipun kearsipan berperan
penting dalam suatu perusahaan atau unit kerja, sampai saat ini masih banyak perusahaan
yang belum melakukan sistem atau
penataan kearsipan dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang bertumpuk didalam gudang maupun meja kerja
seseorang sehingga arsip tersebut mudah
rusak dan sulit untuk di temukan kembali. Bahkan banyak orang yang menganggap remeh pekerajaan tersebut dan
menganggapnya mudah untuk di lakukan.
Beberapa faktor yang menyebabkan
perusahaan belum melaksanakan penataan
arsip dengan baik antara lain karena kurangnya kesadaran dari diri para pegawai, khsnya pimpinan kantor sendiri akan
pentingnya penataan arsip dalam kegiatan
administrasi. Dan kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khs atau ahli dalam bidang
kearsipan.
Atas dasar pemikiran tersebut dan
ditambah dengan keinginan penulis untuk
mendalami pengetahuan mengenai sistem kearsipan dalam suatu perusahaan atau organisasi, maka penulis
mengambil judul “SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI ”.
B.
Permasalahan Berdasarkan uraian
latar belakang diatas maka perumusan masalah dari tulisan ini adalah bagaimana sistem kearsipan
pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi (FE-).
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan
penelitian adalah : a. Merupakan syarat
mutlak untuk dapat menyelesaikan pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi .
b. Untuk mengetahui secera langsung bagaimana
sistem kearsipan pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi .
2. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari
penelitian ini adalah : a. Bagi
organisasi, membantu dalam memberikan pengertian, bahan masukan, sumbangan pemikiran dan perbaikan
apabila terdapat kesalahan pada sistem
keasipan didalam suatu perusahaan atau organisasi tersebut.
b. Bagi peneliti, menambah pengetahuan dan pengalaman
mengenai sistem kearsipan dalam
organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari sistem kearsipan.
c. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan
dan referensi tentang sistem kearsipan.
D. Jadwal Kegiatan Riset ini dilakukan oleh
penulis di Fakultas Ekonomi Jl. T.M
Hanafiah Kampus Medan khsnya pada kantor
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan jadwal kegiatan dilakukan mulai tanggal 04 Januari
sampai dengan 13 Februari 2010, dapat
dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut: Tabel 1.
No Kegiatan Minggu Ke I
II III 1 Persiapan
√ 2
Pengumpulan Data √ √ 3 Penulisan
√ √ √ E.
Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas
akhir ini adalah : BAB I. PENDAHULUAN Bab ini membahas latar belakang,
perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian,
jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II. PROFIL
PERUSAHAAAN/INSTANSI Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job
description, jaringan usaha/kegiatan,
kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi .
BAB III. TOPIK PENELITIAN Bab ini menguraikan
mengenai pengertian arsip, kearsipan, dan sistem kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi .
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN Bab
ini menguraikan kesimpulan dan saran mengenai sistem kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi .
Skripsi Secretary:Sistem Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Download lengkap Versi PDF
 | ||
| ||
| ||
| ||
|