BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Perkembangan
teknologi sangat pesat dewasa ini. Hal ini tentu berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor pemerintah
maupun swasta. Mereka bersaing untuk
meningkatkan profesionalisme di perkantoran, perbankan, perhotelan, asuransi, dunia pendidikan, dan lain-lain.
Perkembangan ini menuntut manusia untuk
bertindak cepat dan efisien dalam segala bidang. Oleh karena itu, memajukan suatu usaha diperlukan dukungan
manajemen yang tepat, dan untuk mengelolanya
diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat.
Salah satu sumber informasi yang
memegang peranan penting adalah kearsipan,
yang merupakan salah satu jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan berbagai kantor baik kantor pemerintah maupun
swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat,
arsip atau dokumen. Diperkantoran, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan langganan
atau informasi secara manual atau
komputer. Maka sistem kearsipan yang baik akan mendukung kelancaran dan keberhasilan pelaksanaan kantor, yang
merupakan keharusan untuk memelihara dan
menyimpan arsip.
Kegiatan ini lebih dikenal dengan
istilah administrasi kearsipan atau kearsipan.
Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi dan juga kesekretariatan yakni sebagai pusat
ingatan dan sumber informasi dalam rangka
melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan, rumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
penilaian, pengendalian, dan pertanggung
jawaban setepat-tepatnya (Amsyah, 2003 : 58).
Setiap manajer dan karyawan pasti
membutuhkan arsip. Pekerjaan kearsipan bukanlah
pekerjaan yang membosankan seperti anggapan orang, pengelolaan arsip bila di selenggarakan dengan menggunakan
prosedur dan sistem yang baik akan menimbulkan
rasa betah dan akan menjadi motivasi bagi para pegawai kearsipan.
Kunci pokok dari suatu organisasi
kantor terletak pada penyelenggaraan arsip yang sesuai, sistematis dan efisien.
Perkembangan teknologi dalam
bidang administrasi dan manajemen yang semakin
kompleks pada masa sekarang sejalan dengan bidang kearsipan. Bidang kearsipan tidak pernah tinggal diam, sebab
arsip sebagai ingatan, sumber informasi,
sumber sejarah atau bahkan bukti sejarah dikemudian hari karena merupakan faktor yang tidak dapat ditinggalkan
dalam menunjang kemajuan dibidang
manajemen perkantoran dan administrasi.
Meskipun kearsipan mempunyai
peranan penting didalam administrasi dan kesekretariatan tetapi masih terdapat instansi
baik pemerintah maupun swasta yang tidak
melakukan penataan arsip dengan baik. Disamping itu, masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpuk di gudang,
sehingga arsip mudah dan cepat rusak
serta sulit untuk ditemukan kembali apabila suatu waktu diperlukan.
Beberapa faktor yang menyebabkan
kantor-kantor belum atau tidak melakukan
penataan arsip sebagai mana semestinya antara lain adalah kurang adanya kesadaran pegawai khsnya pimpinan
kantor sendiri akan pentingnya arsip di
dalam kesekretariatan. Kemungkinan faktor lain adalah tak tersedianya sumber daya manusia (SDM) dalam bidang
kearsipan.
Kearsipan sebagai salah satu
kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat
penting dan tidak mudah. Hal ini harus dikelola secara terencana dan mendasar serta profesional, sebab keunggulan
pada bidang kearsipan akan sangat membantu
tugas pimpinan dan membantu mekanisme kerja pegawai dan instansi yang bersangkutan.
Salah satu tugas yang harus
dikerjakan oleh seorang sekretaris ialah menyimpan berkas, warkat, surat atau arsip
secara teratur, rapi dan sistematis, agar
berkas, warkat, surat mudah ditemukan
kembali bila sewaktu-waktu pimpinan
memerlukannya, maka dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi terletak pada penyelenggaran arsip
yang sederhana, sistematis dan tentu tidak
akan terjadi kekeliruan administrasi di dalam kantor itu sendiri.
B. Perumusan masalah Perumusan masalah dimaksudkan agar materi yang
akan dibahas tidak menyimpang dari pokok
pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan dimasa yang akan datang. Maka agar
tidak terjadi penyimpangan maka perlu
adanya pembatasan masalah yang akan di bahas antara lain: 1. Bagaimana peranan kearsipan pada CV. Showbitz
Mitra Andalan.
2. Bagaimana sistem penataan arsip yang efisien
agar dapat di temukan kembali dengan
cepat dan tepat.
3. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dan
penemuan kembali secara efektif.
C.
Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah : 1.
Untuk mengetahui peranan kearsipan pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan 2.
Untuk mengetahui sistem penataan arsip yang efisien agar dapat ditemukan
kembali dengan cepat dan tepat.
3. Untuk mengetahui prosedur dalam penyimpanan
arsip dan penemuan kembali secara
efektif.
D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang
terkandung dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1.
Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan terhadap sistem kearsipan pada
CV. Showbitz Mitra Andalan Medan sesuai
dengan analisis penulis.
2. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan
penulis mengenai peran dan sistem
penataan arsip yang dilaksanakan oleh pihak perusahaan.
3. Menjadi referensi bagi peneliti selanjutnya
yang akan meneliti dalam bidang kearsipan.
E. Jadwal Penelitian Jadwal penelitian dimulai pada tanggal 27
Maret sampai 17 April 2009 pada CV.
Showbitz Mitra Andalan Medan. Penelitian dimulai dengan memberikan outline kepada CV. Showbitz Mitra Andalan
Medan. Selanjutnya disampaikan oleh staf
kantor CV. Showbitz Mitra Andalan mengenai apa yang akan dibahas dalam Tugas Akhir.
Tabel 1.1 Kegiatan Penulisan Tugas Akhir No Kegiatan
Minggu Ke I II III 1
Persiapan 2
Pengumpulan Data 3
Pembuatan Laporan F. Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini diuraikan mengenai
latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian,
manfaat penelitian, jadwal penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II PROFIL PERUSAHAAN Pada bab ini diuraikan sejarah singkat
berdirinya CV. Showbitz Mitra Andalan
Medan, struktur organisasi, job
description,jaringan usaha/kegiatan,
kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III PEMBAHASAN Bab ini memuat
hasil analisa dan evaluasi yang diperoleh dan dikumpulkan dari penelitian yang dilakukan
pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan.
BAB IV PENUTUP Bab ini diuraikan mengenai
kesimpulan yang didapat dari hasil penelitian
serta saran-saran yang dapat berguna bagi perusahaan, maupun pihak luar.
Skripsi Secretary:Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan
Download lengkap Versi PDF
 | ||
| ||
| ||
| ||
|