BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Kegiatan suatu organisasi adalah kegiatan
ekonomi yang terstruktur atau terorganisasi
untuk melayani masyarakat, akan tetapi tetap harus digaris bawahi pelayanan dalam suatu organisasi tidak dapat
bersifat nepotisme. Tetapi diadakan dalam
interaksi yang menguntungkan atau memuaskan kedua belah pihak.
Masalah etiket menjadi bagian
yang tidak terpisahkan dalam suatu organisasi.
Etiket bukan hanya sebagai alat bantu untuk menilai pantas atau tidak pantas, benar atau salah. Etiket berbicara
tentang sopan santun tata krama, etiket juga
menjadi perekat dalam transaksi bisnis.
Setiap organisasi/instansi mengharapkan memiliki tenaga kerja yang terampil dalam memberikan pelayanan tamu,
karena suatu instansi sadar bahwa setiap
tamu itu penting dan salah satu tenaga kerja tersebut adalah sekretaris karena dalam kehidupan kerja sekretaris
bertemu dengan orang baru setiap hari, kolega,
orang-orang yang melakukan penelitian, tamu kehormatan, partner bisnis yang potensial, dan lainya.
Membuat kesan pertama yang baik,
profesional, percaya diri, dan mudah disukai
sangatlah penting. Kesan pertama yang ditampilkan sekretaris akan berpengaruh terhadap tingkat kenyamanan tamu,
organisasi selalu mengharapkan sekretaris
organisasi mempunyai etiket yang baik
dalammemberikan pelayanan.
Semua orang mempunyai tamu,
bahkan staf yang tidak ada kontak dengan klien sekalipun, setiap anggota staf harus
tahu cara melayani tamu. Tamu berarti orang
yang berkunjung ketempat lain atau orang yang datang keperjamuan (Wursanto,
2006). Baik-buruknya pelayanan sebuah orgainisasi itu berpengaruh terhadap jumlah tamu yang mau datang kesuatu
instansi.
Tamu yang menjadi bahasan adalah
tamu organisasi, badan, lembaga, atau perusahaan,
yaitu orang, baik sebagai pejabat utusan dari suatu lembaga maupun sebagai pribadi, yang berkunjung kelembaga
lain untuk kepentingan kedinasan maupun
untuk kepentingan pribadi. Jika tamu menggunakan jasa, dan informasi instansi
untuk melaksanakan tugas organisasinya dan tamu adalah kolega organisasi, berikan pelayanan sebaik-baiknya.
Tamu mengharapkan perlakuan yang baik
dan tamu juga menilai segala sesuatu (meskipun secara tidak sadar).
Memiliki pengetahuan yang baik tentang
apa sebenarnya yang diinginkan tamu
dapat membuat sekretaris ahli dalam melayani tamu dengan cara yang tepat.
Semakin khs pelayanan yang
diberikan, semakin baik hubungan yang akan dibangun dan semakin banyak orang atau
masyarakat yang percaya terhadap kinerja instansi. Sekretaris sering melayani
tamu berdasarkan asumsi mengenai apa
yang diinginkan tamu. Asumsi mengenai hal tersebut biasanya terbentuk seiring waktu dan jarang didasarkan pada data
yang akurat.
Satu-satunya cara untuk benar-benar
memahami apa yang diinginkan tamu adalah
dengan menanyakan secara lansung. Terkadang seorang tamu tidak benarbenar tahu
apa yang diinginkannya, atau mengetahuinya namun tidak dapat mengungkapkannya dalam bahasa yang mudah
dimengerti. Untuk memahami apa yang mungkin berguna, sekretaris perlu
mengumpulkan data untuk untuk menciptakan
gambaran komplit tentang keinginan dan
tujuan tamu tersebut.
Dengan informasi ini, sekretaris akan
memperoleh gambaran yang jelas tentang siapa
klien utama perusahaan yang lebih banyak
menimbulkan keuntungan daripada masalah.
Sekretaris harus bersikap
dengan sebaik-baiknya, berusaha mencoba bersikap terbuka dan bersahabat pada setiap
tamu yang dijumpai yang dijumpai.
Pastikan saja bahwa perkenalan
tersebut pernah terjadi, meskipun perusahaan sudah mengenal tamu tersebut tapi tetaplah
menjabat tangannya, mengetahui maksud kedatangan tamu, berikan kesan yang
baik dan mendalam agar good will dapat diperoleh, apabila pimpinan tidak bisa menerima
tamu, berikan penjelasan sebaik-baiknya
sehingga tamu tidak tersingung, usahakan
tamu merasa comfortable.
Sekretaris yang secara sengaja
maupun tidak sengaja melakukan kontak langsung
dengan pihak luar perusahaan atau “teramati” pihak luar inilah yang akan mempunyai kontribusi yang besar dalam
membentuk citra organisasi. Jadi salah
satu kunci sukses dalam menciptakan citra positif organisasi adalah dengan membentuk etiket pribadi yang baik dan juga
professional presence.
Citra positif perusahaan juga
dipengaruhi oleh ketepatan seorang sekretaris dalam menempatkan diri yang didukung oleh
tingkat kepercayaan diri yang cukup dan
penampilan professional yang disesuaikan dengan tipe perusahaan, visi, dan posisi diperusahaan. Pada dasarnya citra dan
potensi diri dapat ditingkatkan terlebih
dahulu untuk memperbaiki personality. Untuk itu diperlukan kemauan untuk mengevaluasi secara jujur dan kemuan
untuk terus-menerus belajar.
Keseluruhan citra diri tidak hanya dicerminkan
personality saja, tetapi juga harus
dilengkapi denga sikap profesional yang
dihadirkan dalam situasi apapun. Agar
dapat bersifat sebagai seorang sekretaris profesional, perlu kiranya memahami dan mengimplementasikan etiket yang
diterima masyarakat masa sekarang dan
masa mendatang, baik etiket umum maupun etiket dalam situasi khs, selain itu memahami bagaimana menggunakan
visual voice dan bahasa tubuh yang akan
sangat membantu dalam membangun citra profesional.
Seorang sekretaris juga harus
memperhatikan busana dan tata rias dalam melayani tamu. Busana menunjukkan selera,
bahkan pada tingkat tertentu dapat menunjukkan
watak seseorang, meskipun tidak akan dapat mengubah setiap orang yang mengenakannya. Busana yang dikenakan
sekretaris dalam melayani tamu mecerminkan
citra organisasi tempat dia bekerja. Seorang sekretaris dapat disebut sebagai sekretaris profesional apabila dapat
menampilkan jati diri seorang sekretaris
secara total.
Sekretaris sering melupakan
bagaimana seharusnya sikap yang benar dalam
pelayanan tamu. Dalam bersikap dan berperilaku harus memberikan kualitas yang sama, tidak dibeda-bedakan,
karena sikap dan perilaku ini sangat besar,
guna memberikan kepuasan kepada tamu.
Etiket pelayanan adalah ketentuan
yang berhubungan dengan pelayanan yang
dapat menunjang satu sama lainnya. Pelayanan harus dilakukan oleh semua komponen agar pelayanan yang diberikan cukup
sempurna. Tamu adalah raja, jadi berikan
pelayanan sebak-baiknya. Kepuasan mereka berarti keuntungan buat organisasi, seberapa besar hal yang diberikan
kepada tamu sebanyak itulah keuntungan
yang perusahaaan dapatkan. Akan tetapi masih banyak orang luar yang tidak mengetahui bagaimana cara kerja
sekretaris dalam melayani tamu.
Mereka sering berpikir negative
terhadap apa yang dimaksud dengan pelayanan sekretaris.
Dinas Informasi Komunikasi
Pemerintahan Kota Medan bergerak dibidang
pelayanan informasi terhadap masyarakat kota Medan khsnya.
Skripsi Secretary:Etika Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu PAda Dinas Informasi Komunikasi Dan Pengolahan
Download lengkap Versi PDF
 | ||
| ||
| ||
| ||
|